Cách tạo mốc thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn

Khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm là tìm ra mốc thời gian lên kế hoạch cho sự kiện. Điều quan trọng là phác thảo các tháng và tuần dẫn đến ngày trọng đại. Bằng cách này, bạn chắc chắn sẽ đáp ứng các thời hạn quan trọng, nằm trong ngân sách và điều phối nhiều bên suôn sẻ.

Lần tới khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện, hãy cân nhắc sử dụng hướng dẫn hữu ích này để tạo lịch trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp với bạn. Nhưng trước tiên, một định nghĩa nhanh chóng.

Một dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn là gì?

Các mốc thời gian sự kiện – một chuỗi các sự kiện vào các ngày xác định – thường được sử dụng để quản lý dự án . Bởi vì kế hoạch sự kiện rất giống với việc quản lý dự án, nên có ý nghĩa rằng các nhà hoạch định sử dụng các mốc thời gian sự kiện mọi lúc.

Một dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn đề cập đến một chuỗi các sự kiện và hành động theo thời gian diễn ra trong một khoảng thời gian. Khoảng thời gian đó, trong thế giới kế hoạch sự kiện, thường là tổng cộng từ 6 đến 12 tháng. Nghe có vẻ như một phạm vi rộng, và đó là lý do cho sự phức tạp và kích thước. Sáu tháng có thể là một mốc thời gian dài cho các sự kiện tương đối đơn giản; 12 tháng có thể thích hợp cho một sự kiện quy mô lớn với hàng ngàn người tham dự.

Hầu hết các nhà hoạch định sự kiện nhận thấy rằng một mốc thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn giúp đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều được tính toán và hoàn thành tốt trước sự kiện thực tế.

Dòng thời gian dài so với dòng thời gian

Hầu hết các nhà hoạch định sự kiện đều quen thuộc với việc tạo ra dòng thời gian trong ngày . Như tên của nó, dòng thời gian trong ngày đưa ra tất cả các sự kiện và nhiệm vụ diễn ra vào ngày thực tế của sự kiện.

Loại dòng thời gian này cũng rất cần thiết cho quá trình lập kế hoạch sự kiện, nhưng dòng thời gian dài hạn cũng quan trọng như nhiệm vụ. Trên thực tế, một dòng thời gian dài thực sự có thể mang lại lợi ích cho dòng thời gian trong ngày của bạn bởi vì nó giúp bạn thành công.

Nó cũng để lại sự linh hoạt trong lịch trình của bạn. Chẳng hạn, bạn có thể thêm vào bộ đệm thời gian của bộ xử lý thời gian để xử lý các vấn đề khác khi chúng xuất hiện, thay vì gấp rút hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu mà bạn có thể thực hiện trước đó.

Tại sao bạn cần một thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn?

Các mốc thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn thậm chí còn có nhiều lợi ích hơn những mốc thời gian chúng tôi đã chỉ ra. Dưới đây là một số cách khác mà hướng dẫn quy hoạch tổng thể này có thể giúp:

  • Bạn có thể vào cùng một trang với các nhà cung cấp và nhà cung cấp trước. Bằng cách này, họ biết phải làm gì khi đến sự kiện.
  • Cần có kế hoạch cẩn thận để trả tiền gửi đúng hạn và theo dõi hợp đồng . Một dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn (bằng văn bản hoặc rút ra) có thể giúp bạn theo dõi các chi tiết này.
  • Các bên liên quan chính có thể phê duyệt hoặc điều chỉnh các quyết định lập kế hoạch sự kiện với nhiều thời gian còn lại để thực hiện các thay đổi. Điều này sẽ giữ cho các nhà đầu tư, nhà tài trợ và đối tác hài lòng trong toàn bộ quá trình.

Thực sự không có kết thúc cho lợi ích của các công cụ tổ chức như thời gian. Khi tạo một dòng thời gian dài hạn, có một số thực tiễn tốt nhất và ý tưởng sáng tạo bạn nên kết hợp vào quy trình.

3 mẹo tạo thời gian lập kế hoạch sự kiện

1. Thiết lập neo.

Neo là thời hạn không thể thương lượng thường được xác định bởi các bên liên quan và đối tác quan trọng. Chúng là những sự kiện không thể di chuyển. Một số ví dụ về neo thời gian bao gồm:

  • Yêu cầu của khách hàng doanh nghiệp để có một cuộc họp kiểm tra chính thức về sự kiện hai tuần trước.
  • Diễn giả chính của bạn yêu cầu bạn hỏi về tính khả dụng của họ và lên lịch xuất hiện trước ba tháng.
  • Bạn xác định rằng, vì bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện trong mùa cao điểm, bạn cần đảm bảo các nhà tài trợ sự kiện trước sáu tháng.

Như bạn có thể nói, tất cả các neo này có một vài điểm quan trọng chung:

  1. Chúng nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Là một người lập kế hoạch sự kiện, điều bạn có thể làm nhất là yêu cầu lịch trình từ những người tham gia chính và hy vọng họ phù hợp với kế hoạch của bạn. Đây là lý do tại sao đặt trước các đối tác này là rất quan trọng.
  2. Họ không linh hoạt. Nếu khách hàng của bạn bảo bạn đảm bảo một địa điểm vào cuối tháng, bạn không thể đợi đến tháng sau để giao địa điểm chỉ vì nó hoạt động tốt hơn với lịch trình của bạn. Trừ khi bạn nói khác, những mỏ neo này được viết bằng đá.
  3. Họ cung cấp cho bạn các thông số. Đây thực sự là một điều tốt. Khi các neo được thiết lập, bạn đang làm việc trong các tham số cụ thể. Những hướng dẫn này thực sự sẽ làm cho quá trình lập kế hoạch sự kiện của bạn dễ dàng và sáng tạo hơn. Vai trò của bạn là điền vào chỗ trống với tất cả các nhiệm vụ lập kế hoạch sự kiện (ít ràng buộc thời gian) khác.
  4. Sau khi ghi lại các neo này, bạn có thể thêm vào các mốc thời gian sự kiện chung mà chúng tôi đã viết bên dưới.

2. Thêm thời gian của nhà cung cấp.

Các nhà cung cấp sự kiện cũng đóng một vai trò lớn trong dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn của bạn. Để cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể, họ cần biết những gì đang xảy ra và khi nào. Các sự kiện lớn như hội nghị và triển lãm thương mại cũng đòi hỏi nhiều kế hoạch hơn, vì vậy bạn có thể thiết lập chúng để thành công bằng cách cung cấp cho họ càng nhiều thông tin càng tốt.

Khi thu thập các mốc thời gian của nhà cung cấp, đây là một vài điều bạn có thể hỏi: 

  • Mất bao lâu để người phục vụ chuẩn bị và phục vụ bữa tối ngồi cho 500 người.
  • Ngày nào việc giao nước đóng chai của bạn sẽ đến và họ sẽ cần bao nhiêu thời gian để dỡ hàng.
  • Những sự kiện khác đang diễn ra tại địa điểm trước hoặc sau sự kiện của bạn và cách chúng có thể ảnh hưởng đến lịch trình của bạn.

Nói chung, các nhà cung cấp chỉ có thể làm việc với thông tin bạn cung cấp cho họ. Và trong khi họ là những chuyên gia thành thạo trong nghệ thuật tổ chức sự kiện trực tiếp, họ sẽ cảm thấy nhẹ nhõm khi hiểu được dòng thời gian lập kế hoạch của bạn.

Khi bạn chia sẻ dòng thời gian của mình với các nhà cung cấp, hãy yêu cầu họ xác nhận rằng họ đã nhận và xem xét nó để không có lý do gì cho việc bỏ lỡ liên lạc.

3. Tạo nhiều bản nháp của dòng thời gian của bạn.

Nếu bạn muốn dòng thời gian sự kiện của mình hiệu quả nhất có thể, bạn sẽ muốn tạo một vài phiên bản khác nhau. Lặp lại dự thảo dòng thời gian của bạn, sau đó làm lại. Mỗi phiên bản mới sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết mới và ý tưởng sáng tạo.

Khi bạn đã tạo một bản nháp mà bạn hài lòng, hãy chạy nó bởi một đồng nghiệp đáng tin cậy. Hỏi họ nếu bạn bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng. Những thứ như đặt chỗ địa điểm, tiền gửi phục vụ, và đệ trình hình thức cho thuê rất dễ bỏ lỡ.

Sau đó, bạn có thể chia sẻ dự thảo của mình với các bên liên quan và nhà cung cấp chính một lần nữa. Họ sẽ cung cấp cho bạn thông tin cập nhật hoặc bạn sẽ nhận được con dấu phê duyệt của họ, điều này sẽ giúp bạn tiến lên một cách tự tin trong kế hoạch của mình.

Ngoài ra, hãy chắc chắn để thêm vào phòng ngọ nguậy trước khi bạn hoàn thành dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn của bạn. Mọi thứ xuất hiện, kế hoạch thay đổi, và điều tốt nhất bạn có thể làm là cho bản thân thời gian để điều hướng tất cả những va chạm trên đường. Một số vấn đề tiềm ẩn có thể yêu cầu bộ đệm theo lịch bao gồm:

  • Máy in bạn thuê đột nhiên đóng lại trước khi in đơn đặt hàng của bạn.
  • Một nhà tài trợ chính, người chịu trách nhiệm cho các bài phát biểu quan trọng hàng đầu của bạn rút ra và bạn phải tìm người thay thế.
  • Công ty phục vụ mà bạn thuê đã tự đặt gấp đôi và chỉ có thể cung cấp một phần đơn đặt hàng thực phẩm và đồ uống của bạn.

Trong khi chúng tôi hy vọng không có những điều này xảy ra, đôi khi chúng làm. Một phòng ngọ nguậy trong lịch trình của bạn có thể giúp giảm thiểu những vấn đề này. Hãy coi đó là bảo hiểm kế hoạch sự kiện của bạn cho một trong những nguồn lực khan hiếm nhất của bạn: thời gian.

Nếu bạn chưa bao giờ thực hiện thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn trước đây hoặc chỉ cần xem lại, đây là một số nhiệm vụ bạn có thể bao gồm khi lên lịch cho các sự kiện riêng tư và công ty nhất.  

Xem thêm: Những ý tưởng mới lạ 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *